Yulius is specialist in de behandeling van kinderen, jongeren en volwassenen met psychiatrische problemen. Ze zijn gespecialiseerd in geestelijke gezondheidszorg en bieden speciaal onderwijs. Jaarlijks behandelen zij meer dan 10.000 mensen met lichte of ernstige klachten.

Yulius is een innovatieve en dynamische organisatie. Ze hebben het planning en control proces van begroten en rapporteren onder de loep genomen en waar nodig rigoureus aangepast. Zo heeft Yulius er voor gekozen het begrotingsproces te vereenvoudigen. Het uitgangspunt achter deze verandering is dat het begrotingsproces aansluit bij het primaire proces. De onderwerpen in de begroting zijn onderdeel van de dagelijkse sturing van de organisatie en is geen afgeleide daarvan. Dus vragen als: waar heeft een manager invloed op en waar moet hij op sturen, stonden centraal tijdens de optimalisatie van het begrotingsproces.

Yulius maakte al enige tijd gebruik van CPMLive voor het begrotingsproces. Tijdens de optimalisatie van dit proces hoort ook het in lijn brengen van CPMLive.

Het systeem volgt het proces

In onze ogen moet het primaire proces van een organisatie te allen tijde leidend zijn bij de inrichting van het systeem. CPMLive is volledig aangesloten op het vernieuwde begrotingsproces. Het uitgangspunt is sturen op aantallen productie, aantallen FTE en overige kosten en opbrengsten.

Plafonds dwingen de zorg tot inzicht

In de zorg heeft men te maken met plafonds: zorginstellingen maken afspraken met zorgverzekeraars. Deze externe afspraken worden vertaald naar interne productie budgetten en vormen het kader voor de begroting. In de begrotingsronden worden de kosten en opbrengsten op elkaar afgestemd. In CPMLive is helder te zien hoe de contractafspraken zijn vertaald naar een begrotingskader en hoe deze binnen de organisatie zijn verdeeld. Als de contractafspraken niet overeenkomen met de begroting is direct inzichtelijk waar het verschil zit.

‘CPMFactory biedt ons de praktische begeleiding en een platform dat ons ondersteunt bij onze PDCA-cyclus. Hierin zijn alle begrotingen, maandelijkse rapportages en prognoses beschikbaar via een overzichtelijk management dashboard. We hebben met CPMLive het inzicht om beter te kunnen anticiperen op veranderende omstandigheden. De impact van wijzigingen in de financieringsstromen en overige aanpassingen in uitgangspunten zijn ook eenvoudig door te rekenen en te analyseren.’

Martijn Vissenberg, directeur bedrijfsvoering bij Yulius

 

 

Aansluiten bij de praktijk

Het proces van de maandrapportage is een afgeleide van de begroting waar een leidinggevende cruciale informatie uithaalt. Waar voorheen werd aangegeven dat er bijvoorbeeld €60.000 overschrijding was wordt nu aangegeven dat er 1 FTE te veel is. Dit is veel tastbaarder en begrijpelijker.

Bijkomend voordeel is dat cijfers veel betrouwbaarder zijn. Voorheen werden gerapporteerde cijfers in twijfel getrokken, tijd en energie ging verloren aan het onderzoeken van de betrouwbaarheid van deze cijfers. Een leidinggevende kan nu gemakkelijk afleiden waar bijvoorbeeld een overschrijding vandaan komt. Gesprekken met leidinggevenden gaan niet meer over de juistheid en interpretatie van de cijfers, maar over verbeterstappen.

Vooruit kijken

De volgende stap is het maken van een prognose  voor de voorspelling van het resultaat. In CPMLive is dit voor Yulius voor het jaar 2019 inzichtelijk gemaakt. Aan de hand van begroting en realisatie is een inschatting gemaakt van de verwachte kosten en opbrengsten. Op basis van eigen inzichten is deze verwachting aan te passen. Ook bij de prognose geld dat het systeem aansluit bij het proces. De prognose wordt voornamelijk gemaakt op aantallen productie en formatie. Door deze vergelijkingen te maken heb je zicht op het resultaat. Dit inzicht heb je nodig om gegronde en gezonde keuzes te maken.

Stel er wordt een nieuwe locatie geopend, dan kun je dit opnemen in je prognose; een nieuwe locatie zorgt voor extra productie wat zorgt voor extra kosten. Tussentijds inzicht in je opbrengsten en kosten is dus van groot belang.

Yulius heeft nu een forecast gemaakt tot het einde van het jaar. Het is mogelijk om te gaan werken met een rolling forecast. Binnenkort schrijven we meer over dit onderwerp in een blog.