Lees hier hoe Doomijn Kinderopvang de overstap maakt van Excel rapportages naar geautomatiseerde KPI dashboards.

 

Het definiëren van dashboards en KPI’s 

Doomijn is een goed voorbeeld van een organisatie die klaar is voor de overstap naar een nieuwe manier van werken. Intern hebben de betrokken personen al intensief nagedacht over de transitie van Excel naar geautomatiseerde KPI dashboards. Het voordeel hiervan is dat Doomijn precies weet wat zij wil. In combinatie met een standaard KPI set vanuit CPMFactory wordt snel duidelijk welke KPI’s Doomijn op de dashboards wil zien. Tijdens de deepdive, waar alle projectleden bij betrokken zijn, worden deze dashboards en KPI’s in detail uitgewerkt.
Er zullen een zestal dashboards voor Doomijn ingericht worden, namelijk dashboard: financieel, HRM, verzuim, bezetting, inzet personeel en kwaliteit.

 

“De dashboards geven ons een volledig en actueel inzicht in de performance van de organisatie. Daarmee voeren we het goede gesprek en helpt het ons om de juiste acties te nemen. Een resultaat van een mooie samenwerking met CPMFactory waarbij we elkaar begrijpen.”

 

Herjan Vierwind, Manager Bedrijfsvoering Travers

 

Testen met een testtool

De dashboards worden door CPMFactory in delen opgeleverd. Na oplevering van elk dashboard test Doomijn het dashboard in de nieuwe software: CPMLive.
Een organisatie is zelf vrij in de manier waar op het testen wordt uitgevoerd. Doomijn heeft vooraf nagedacht over de beste manier van testen. Uiteindelijk heeft ze er voor gekozen om te testen door middel van een testtool. De testers maken gebruik van de Testmonitor, dit is een webapplicatie waarin van te voren testcases klaar zijn gezet en gebruikers de status van het testen bijhouden. De feedback vanuit de Testmonitor wordt door CPMFactory aangepast in CPMLive.

 

Zes KPI Dashboards

Elk dashboard is gericht op een bedrijfsonderdeel of onderwerp, zie hieronder welke informatie de verschillende dashboards geven.

Dashboard: Financieel

Het financieel dashboard geeft inzicht in de financiële cijfers van Doomijn. Op dit dashboard worden de inkomsten en uitgaven op grootboekniveau in een resultaatrekening getoond. Door middel van de interactie (doorklik) optie kan je de bedragen tot op mutatieniveau bekijken.

Voorbeeld dashboard: financieel met fictieve cijfers:KPI Dashboard Financieel

Dashboard: HRM

Op dit dashboard worden de standaard HRM KPI’s getoond om inzicht te krijgen in het reilen en zeilen van het personeel. Voorbeelden hiervan zijn in- en uitstroom van personeel, de leeftijdsmix van werknemers en het aantal vaste en tijdelijke contracten. Je kunt op verschillende levels filteren, dus zowel op locatie- als op organisatieniveau.

Dashboard: Verzuim

Hier vind je de primaire gegevens om inzicht te krijgen in verzuim van je personeel. Dus is het aantal ziekmeldingen in bijvoorbeeld een bepaalde periode of op een locatie te vinden. Het aantal ziekte uren en het ziekte verzuim ten opzichte van het gestelde doel. En je ziet hoe dit is afgezet tegen de contractduur van personeel en leeftijdsmix.

Dashboard: Bezetting

Dit dashboard gaat over de bezetting door kinderen op de BSO, TSO, peuterspeelzaal en kinderdagverblijf. Hier wordt de bezetting ten opzichte van de maximale capaciteit, het verkochte aantal uren, het aantal actieve aanvragen en de in- en uitstroom van kinderen getoond. Met name de KPI ‘bezetting verloop’ is interessant, dit geeft de gemiddelde bezetting over de dag weer. Zo is te zien op welk uur van de dag er een piek is volgens de verkochte uren. De ‘bezetting per dag’ geeft de contractmix van het aantal kinderen en het aantal uren weer.

Dashboard: Inzet personeel

Dit dashboard geeft inzicht in het benodigd personeel ten opzichte van de kinderen die zijn ingepland. De belangrijkste sturende KPI’s zijn KPI’s die over de P-factor gaan. Dit zijn de KPI’s ‘P-factor aanwezig’ en de ‘P-factor gepland’. Daarnaast wordt er op het dashboard inzicht gegeven in de over- en/of onderbezetting van personeel, hierdoor kan je bepalen waar personeel verschoven zou kunnen worden. Dit kan getoond worden op basis van geaggregeerde maand totalen, maar je kunt ook doorklikken zodat je op dag- en groepsniveau de inzet van personeel kunt bekijken.

Voorbeeld dashboard: inzet personeel met fictieve cijfers:KPI Dashboard Inzet Personeel

Dashboard: Kwaliteit

Doomijn maakt gebruik van de Verbetermeter, deze tool meet klanttevredenheid. De input voor het dashboard Kwaliteit komt vanuit de Verbetermeter. Een viertal KPI’s worden weergegeven om inzicht te krijgen in klanttevredenheid: NPS, klanttevredenheidsscore, response en identiteit.

 

Inzicht in bedrijfsvoering

Doomijn heeft nu altijd tijdig, juist en compleet inzicht in de bedrijfsvoering. Medewerkers zijn niet meer afhankelijk van verschillende Excel documenten en rapportages. Alle informatie is te vinden op de dashboards in CPMLive.
Inmiddels werkt Doomijn al geruime tijd met de KPI Dashboards en dit is opgevallen binnen de andere bedrijfsonderdelen van Stichting Travers. Hierdoor is de vraag ontstaan om voor de overige bedrijfsonderdelen ook financiële dashboards te ontwikkelen en die in de huidige CPMLive omgeving te integreren.

Onder Stichting Travers vallen Doomijn Kinderopvang, Travers Welzijn, Hedon en Zwolle Doet!. Binnenkort meer informatie over de financiële dashboards en rolling forecast bij Stichting Travers.

 

CPMLive