De vraag was dan ook aan CPMFactory om deze tijdrovende klus te automatiseren en alle databronnen te integreren in een datawarehouse (DWH). Daarnaast moesten dashboards en forecasts niet meer in Excel beschikbaar worden gesteld, maar in CPMLive. Binnen 6 weken had de afdeling control en het management toegang tot alle beschikbare data, zelfs tot op locatie- en medewerkersniveau.

Van handmatig begroten naar geautomatiseerd forecasten

Waar KOW voorheen een budgetdoel stelde van bijvoorbeeld 1% groei voor alle locaties, kunnen ze nu per locatie en per kwartaal een realistische inschatting maken voor de groeimogelijkheden of mogelijke downsizing. En via het gebruiksvriendelijke management dashboard wordt deze forecast direct inzichtelijk voor alle stakeholders. Daarbij heeft KOW ook alle gegevens instant voorhanden om de kwartaalgesprekken over de realisatie te voeren met de locatiemanagers. En op hun beurt geven zij weer de verwachte cijfers door die afdeling Controlling moeiteloos kan toevoegen aan CPMLive. Denk daarbij aan het verwachte aantal kindplaatsen op basis van geboortecijfers voor komende periode, verwachte afname personele uren, of er nog investeringen en andere verwachte kosten voorzien worden. Deze data worden direct doorgerekend en geven meteen inzicht in de forecast voor alle locaties en gevolgen daarvan voor personele bezetting en verwachte kosten. Ook niet-financiële data zoals klant- en medewerkerstevredenheidscijfers kunnen hierin meegenomen worden.

Automatische verwerking van in-uitleenboeking

Een ander tijdrovend probleem waar KOW tegenaan liep, is ook opgelost binnen CPMLive. Namelijk het correct toekennen van de daadwerkelijke gemaakte personele uren per locatie, de zogenaamde in-uitleenboeking. De loonkosten worden nu automatisch naar rato verdeeld op basis van de daadwerkelijke gemaakte personele uren per locatie. Deze data worden nu iedere dag real-time bijgewerkt waardoor ze continu inzicht hebben in de daadwerkelijke personele kosten per locatie.

‘Met de komst van CPMLive en de geïntegreerde databronnen hoef ik geen tijd meer te besteden aan het verzamelen van data en heb ik alle tijd voor de analyse ervan. Daarnaast heeft het management ten allen tijde toegang tot het management dashboard. Zo kunnen zij ook adequaat bijsturen op zowel strategisch als operationeel niveau. En dat allemaal binnen 6 weken!’

 

Lennard Volkers
Financial Controller KOW