Attent Zorg en Behandeling levert diensten op het gebied van wonen, welzijn en zorg aan vooral ouderen in de brede regio van Doesburg, Dieren, Rheden, Velp, Arnhem en Elst.

Bianca van de Kamp is Business Controller bij Attent Zorg en Behandeling en zij is verantwoordelijk voor de transformatie van het begrotingsproces. Bianca vertelt hoe zij het implementatietraject en de samenwerking met CPMFactory heeft ervaren.

 

Het kiezen van een partner

Na een uitgebreid onderzoek bleven drie organisaties met Business Intelligence en Corporate Performance Management oplossingen over. CPMFactory onderscheidde zich van de rest omdat zij onze stip op de horizon lieten zien, de mogelijkheden om de begroting om te zetten naar een rolling forecast model. Wat tijdens een demo werd getoond voelde als hoog gegrepen voor een organisatie die nu nog traditioneel begroot in Excel. Toch kozen we voor CPMFactory omdat de mogelijkheid werd geboden om de implementatie in stappen te doen, van Excel naar geautomatiseerde begroting, naar rolling forecast.

 

“Vanaf dag één voelde het goed. De sfeer, de mensen en de informatie die zij gaven kwam realistisch over. De boodschap was dat we het samen zouden doen, een partnership. En in het traject erna is dit ook gebleken. Er werd meegedacht en het gehele proces was flexibel.”

Bianca van de Kamp, Business Controller bij Attent Zorg en Behandeling

Het begrotingsproces automatiseren

We zijn dit traject in Coronatijd gestart, dus afgezien van de kick-off verliep alles op afstand. Tijdens die kick-off was het gehele projectteam aanwezig en hebben we het model van ons begrotingsproces in kaart gebracht. Met voorstellen vanuit CPMFactory is gewerkt naar een nieuw begrotingsmodel voor Attent.
Dit betekent dus dat ons begrotingsproces niet alleen geautomatiseerd werd in een software systeem, maar ook dat het begrotingsproces geoptimaliseerd werd.

Het model is nu zo ingericht dat het start met een voorstel op basis van historische data. Het voorstel is handmatig aan te passen als daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld door strategische keuzes, prijsontwikkeling e.d.

 

Het proces ziet er nu zo uit:

Zorgopbrengsten (omzet) op basis van productie
Op basis van een historische productie en de ingestelde tarieven worden de zorgopbrengsten voorgesteld. Elke aanpassing in de productie wordt meteen doorgerekend en alle onderdelen die daarmee samenhangen worden bijgewerkt.

FTE en personeelskosten op basis van productie
Zodra de begroting voor de productie compleet is worden de benodigde FTE’s begroot.  Dit gebeurt op basis van activiteiten en normuren welke gekoppeld zijn aan een product. Zo wordt duidelijk hoeveel netto uren per functieniveau nodig zijn. Met een in te stellen bruto-netto verhouding wordt vervolgens berekend hoeveel bruto FTE per functieniveau benodigd is. In het systeem is een ‘FTE Challenge’ ingebouwd waar in een grafiek het vergelijk wordt gemaakt met de huidige en begrote formatie. Met behulp van een gemiddeld salaris per functieniveau krijgen wij inzicht in de personeelskosten

Personeelskosten op basis van formatie
Niet alle personeelskosten zijn te bepalen op basis van de productie. Daarom wordt voor locaties en afdelingen zonder productie een ander proces doorlopen. De begrote FTE’s worden gebaseerd op de formatie van een bepaald moment. Uiteraard zijn er ook hier weer mogelijkheden ingebouwd om dit te wijzigen. Wanneer de bruto lonen op basis van formatie en productie bekend zijn worden aanvullende kosten (ORT, sociale lasten, eventuele indexaties etc.) automatisch herrekent.

Overige kosten
Materiële kosten, zoals energiekosten of bijvoorbeeld kapitaalslasten worden op basis van de voorgaande jaren geëxtrapoleerd. Afhankelijk van het type kosten kan gekozen worden voor een geselecteerd seizoenpatroon. Ook is het mogelijk prijsindexaties door te voeren.

Interne doorberekeningen
Alle doorbereken systematieken zijn geïntegreerd in CPMLive. Na zelfs de kleinste wijziging wordt direct zichtbaar welke effecten dat heeft op de doorberekende kosten en opbrengsten.

 

Het begrotingsproces automatiseren

Het project is in fases opgeleverd, zodat iedere keer een deel van het totaal afgerond kon worden. Aan het einde van het traject is het volledige begrotingsmodel van Attent Zorg en Behandeling in CPMLive opgeleverd, zodat we een geautomatiseerde begroting hebben. Dit levert ons een tijdswinst van weken op binnen onze control afdeling. Hierdoor kan ook de duur van het totale proces worden ingekort.
CPMLive is nu de tool waarin we begroten. De zorgmanagers worden meer betrokken bij de begroting, want op basis van het voorstel van CPMLive en de controller kunnen zij hun eigen inbreng geven voor de begroting.
De komende periode zullen we met deze geautomatiseerde begrotingstool werken zodat het systeem goed wordt opgenomen in de organisatie. Daarna starten we met de volgende stap: de rolling forecast.

 

CPMLive