In reactie op de vele mogelijkheden van datavisualisatie worden de administratie en control afdelingen overstelpt met verzoeken voor meer vergelijkingen, meer tabellen en meer rapporten en grafieken. Dan komt iemand op het lumineuze idee om de mensen (de managers) dan maar zelf toegang te geven tot de brondata. Dan kan iedereen zijn eigen analyses doen met Excel. Selfservice BI, het klinkt zo eenvoudig als het kopen van een broodje gezond in de bedrijfskantine. Of is dat laatste een grotere uitdaging?

Vraag je eens af…

Zijn we bezig met het oplossen van een probleem of met het veroorzaken van een groter probleem? Hoe voorkomen we dat iedereen zijn eigen versie van ‘de waarheid’ maakt?

Tip: geef alleen diegene toegang tot de data die deze ook zelf kunnen begrijpen. De HR manager heeft niets aan de verkoop cijfers en de verkoop manager heeft niets aan de verzuimcijfers. Alleen een overkoepelende rol (zoals de controller of data-analist) krijgt toegang tot alle gegevens. Zo kan er gereguleerd toch inzicht over verschillende afdelingen verkregen worden.

Werken met data in de dagelijkse praktijk bij Kinderopvangorganisaties

Kinderopvangorganisaties rapporteren meestal alleen periodiek om de Raad van Bestuur of de Raad van Toezicht te informeren. Op basis hiervan worden er op hoog niveau strategische beslissingen genomen. Maar om echt de ins & outs van deze rapportages te kunnen doorgronden en er dagelijks mee aan te sturen, is een diepere duik in de informatie nodig. En daar komt Selfservice BI om de hoek kijken. Met Selfservice BI kun je in meer doorsnijdingen naar dezelfde data kijken door te categoriseren. Denk daarbij aan:

  • Binnen welke betalingstermijn wordt er betaald?
  • Wat is je debiteurenpositie in de verschillende wijken?
  • Met hoeveel procent moeten de tarieven verhoogd worden om de kosten te dekken?
  • Hoe verloopt de Cashflow en hoe ontwikkelt onze financieringsbehoefte?
  • Wat zijn de financiële consequenties van ziekteverzuim?
  • Wat is het (demografisch) verloop in ons bedieningsgebied in de afgelopen jaren en welke conclusies kun je daar uit trekken voor de komende jaren?

 

Allemaal specifieke vragen die je via Selfservice BI zelf kunt doorgronden zonder de tussenkomst van IT & Business Consultants. En vanuit deze categorieën kun je weer verder ‘downdrillen’, dus voor welke regio, unit of zelfs tot op vestigings- en groepsniveau en vanuit deze gedetailleerde informatie de organisatie aansturen.

Eén versie van de waarheid

Er zijn inmiddels vele kinderopvangorganisaties die in welke vorm dan ook, bijvoorbeeld via Excel met Power Pivot al een slag geslagen hebben met de analyse van (financiële) data en Selfservice BI. Het gevaar ligt er in dat de data in deze tools uit verschillende bronnen moeten komen (zoals kindplaats- en personeelsbezettingssystemen, Exact etc.) en handmatig verwerkt worden, dat brengt foutgevoeligheid met zich mee.

Het is dus van belang dat je één versie van de waarheid hebt op basis van diverse bronnen en verschillende systemen (ook uit de cloud), dan kunnen er ook geen discussies over ontstaan. Deze datastromen kun je bijvoorbeeld structureel onderbrengen in een datawarehouse. Denk aan financiële data, non-financiële zoals het aantal kindplaatsen, demografische gegevens van de omgeving waar de vestigingen zich bevinden etc. Vanuit zo’n datawarehouse kunnen weer Excels geëxporteerd worden.

Zo weet je zeker dat iedereen altijd met dezelfde data werkt en kun je zeer specifiek vestigingen aansturen op basis van werkelijke data die altijd kloppen. En je kunt nog een stap verder gaan door alles in 1 systeem te zetten zoals Power BI, Qlik Sense of Tableau waarbij je alle specifieke queries op overzichtelijke dashboards bij elkaar hebt staan en per gebruiker kunt inrichten.

Werken vanuit één datawarehouse heeft ook als bijkomend voordeel dat je de rapportages en de specifieke query’s eenvoudig repeterend kunt maken. Zo hoef je niet iedere maand weer alle cijfers overal vandaan te trekken. Met één druk op de knop, zie je gelijk wat de status is en kun je de focus leggen op de analyse en bijsturing in plaats van op het verzamelen en verwerken van data.

De juiste data bij de juiste personen

Verder is het van belang dat je de juiste mensen aanneemt die kennis van zaken hebben op het gebied van data-analyse binnen de kinderopvang. Als de data altijd kloppen, dan gaat het niet meer om het praktisch verzamelen van de data, maar om iemand die daadwerkelijk een vertaalslag kan maken van die data.

Geef ook niet teveel medewerkers toegang tot alle data. Alleen aan de medewerkers die hier ook echt mee aan de slag kunnen zoals het hoofd bedrijfsvoering of de financial controller. Bij kinderopvangorganisaties hebben regio- en vestigingsmanagers meestal meer de focus op het welzijn van de kinderen, op groepsindelingen en sturen aan op pedagogische aspecten. Financiële zaken zijn voor hen vaak van secundair belang, terwijl het hoofd bedrijfsvoering en de financial controller hier juist inzicht in willen hebben.

Cyclus

De beoordeling van bedrijfsresultaten kan niet zonder een planning vooraf. Een goede samengestelde (samen) begroting en forecast legt de basis voor betrokkenheid bij de resultaten. De alom bekende cyclus voor resultaatgericht werken is plan – do – check – act. Zonder zichtbaar geplande doelen leidt een managementrapportage tot subjectieve en selectieve conclusies.

Zorg er daarnaast voor dat de gedetailleerde rapportages en Excels ook altijd maar op één locatie zijn op te slaan, anders krijgen de data weer een eigen leven. En last but not least: Erken het gebruik van data in de organisatie! Draag over dat werkelijke data en financiële analyse een grote toegevoegde waarde heeft voor de aansturing van vestigingen.

Vragen?

Wil je meer weten over hoe je meer waarde kunt halen uit Selfservice BI? Neem dan gerust contact op met ons op. Onze specialisten staan je graag te woord om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.