Vorige

Je bent wat je meet: Hoe krijg je medewerkers warm voor KPI’s en dashboards?

21 augustus, 2018

Dashboards, KPI’s, periodieke rapportages, allemaal tools om de organisatie inzicht te geven in de stand van zaken en om gericht bij te kunnen sturen. Maar in de praktijk blijken deze tools nog maar weinig omarmd te worden. Hoe komt dat en hoe kun je ervoor zorgen dat de dashboards gaan leven bij je managers of belangrijke stakeholders? Hier volgen diverse praktijkvoorbeelden en tips om BI onderdeel te laten maken van de dagelijkse werkzaamheden.

Denk in persona’s en vanuit intrinsieke motivatie

Voordat uitgebreide dashboards op basis van vooropgestelde KPI’s bedacht worden, is het van groot belang dat je medewerkers meegenomen worden in dit proces. Een diepgaande inventarisatie (hierover in een volgende blog meer) van de wensen en haalbare doelen stellen staan daarbij voorop.

Als je de stakeholders (van board tot op afdelingsniveau) direct meeneemt in dit proces en samen doelen stelt waar ze zelf invloed op hebben, is de kans veel groter dat ze het interessant vinden of zelfs vanuit een intrinsieke motivatie dag in dag uit willen weten hoe het ervoor staat met hun radartje van de machine. Dat de verantwoordelijkheid voor de KPI’s bij de medewerkers zelf wordt neergelegd en niet top-down opgelegd wordt. En dat kan alleen als de dashboards op afdelings- of op functieniveau worden ingericht met haalbare KPI’s.

Het gaat om de trend, niet om het cijfer alleen

Een andere reden waarom medewerkers niet warm worden van dasboards met KPI’s is dat ze het gevoel krijgen dat ze op ieder moment afgerekend kunnen worden op niet behaalde doelstellingen. Terwijl KPI’s juist voor een positieve flow in het bedrijf moeten zorgen. Dat medewerkers gaan nadenken over hoe ze het de volgende keer beter kunnen doen, welke stappen daarvoor ondernomen moeten worden. En dat kan alleen als er naar de trend gekeken wordt en niet alleen naar het cijfer an sich. Verder is het van belang om de achterliggende redenen van een bepaalde trend te komen, alleen dan kun je medewerkers motiveren om ook daadwerkelijk actie te ondernemen.

Gamification van KPI’s

Gamification wordt vaak ingezet om medewerkers op een interactieve manier inzicht te geven in bedrijfsprocessen of om bijvoorbeeld salesmedewerkers te instrueren via een trivia game. Bij Hyatt Hotels wordt gamification ingezet om ervoor te zorgen dat medewerkers hun doelstellingen behalen. Zo hebben ze een game genaamd ‘Snowfly’ waarvoor de medewerkers punten kunnen behalen door bepaalde doelstellingen te behalen. Met deze punten kunnen ze weer iets winnen, bijvoorbeeld een cadeaukaart of een bon voor een leuk uitje.

KPN geeft bonussen voor medewerkers op afdelingen die onder het gestelde percentage ziekteverzuim blijven. De informatie hiervoor kunnen ze zelf in de gaten houden via een dashboard. Dit blijkt een zeer motiverende werking te hebben op de medewerkers: Ze vallen zelfs voor elkaar in als iemand ziek is om het ziekteverzuimpercentage zo laag mogelijk te houden.

Van elkaar leren

Gamification zorgt er ook voor dat medewerkers competitief worden en de beste willen zijn. Ze willen graag weten hoe het ervoor staat bij andere afdelingen. Het biedt ook de mogelijkheid om van elkaar te leren. Zowel van de verbeterpunten als van de zaken die juist heel goed gaan. Zo kunnen bijvoorbeeld vestigingsmanagers van een kinderopvangorganisatie veel van elkaar leren door inzicht te krijgen in de resultaten van anderen, over hoe ze het meest efficiënt groepen kunnen indelen of kunnen voldoen aan de Beroepskracht-Kindratio (BKR).

Hou het simpel

Verder is het van groot belang om een dashboard en de vooropgestelde KPI’s zo duidelijk mogelijk te houden. Dus stel niet algemene doelen zoals ‘het ziekteverzuim moet omlaag’, maar bijvoorbeeld ‘het ziekteverzuim moet onder 4,9% per jaar per afdeling blijven.’

Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers op ieder moment inzicht krijgen in de stand van zaken, en niet alleen jaarlijks achteraf. Dat kan door de begroting of vooropgestelde non-financiële doelen te koppelen aan real-time resultaten. Alleen dan kunnen medewerkers direct inspelen op de ontwikkelingen en processen of de operatie bijsturen.

Wil je meer weten over hoe je dashboards en KPI’s dagelijks tot leven kunt brengen in je organisatie? Neem dan contact op met één van onze BI specialisten, ze denken graag met je mee.

Bronnen:

Artikel ‘Three Ways Gamification at Work is more than Just Measuring KPIs’ door Inc.com
Artikel ‘3 enterprise gamification success stories’ door cio.com

Waarmee kunnen we je helpen?