Vorige

Geschreven door:

Jan Pieter Brinkman

Case KOW: Van handmatig begroten naar geautomatiseerd forecasten

17 december, 2018

Met 50+ locaties is Kinderopvang Walcheren (KOW) een middelgrote kinderopvangorganisatie in Walcheren. Begin dit jaar is KOW overgestapt van éénmaal per jaar begroten naar 4 keer per jaar forecasten om meer grip te krijgen op het te verwachten resultaat en zo tijdig de bedrijfsvoering te kunnen bijsturen wanneer nodig. Het vergde Lennard Volkers, financial controller, veel tijd om hiervoor alle benodigde data te verzamelen en te analyseren in Excel. Verschillende bronnen (boekhouding, Flexkids en HRM) werden daarbij handmatig ontsloten en aan elkaar geknoopt in Excel.

De vraag was dan ook aan CPMFactory om deze tijdrovende klus te automatiseren en alle databronnen te integreren in een datawarehouse (DWH). Daarnaast moesten dashboards en forecasts niet meer in Excel beschikbaar worden gesteld maar in CPMLive™. Binnen 6 weken had de afdeling control en het management toegang tot alle beschikbare data, zelfs tot op locatie- en medewerkersniveau.

Volkers vertelt enthousiast:

‘Ik heb nu alle gegevens instant voorhanden om de kwartaalgesprekken over de realisatie te voeren met de locatiemanagers. En op hun beurt geven zij weer de verwachte cijfers door die ik vervolgens heel eenvoudig en snel kan toevoegen aan CPMLive™.’

Denk daarbij aan het verwachte aantal kindplaatsen op basis van geboortecijfers voor komende periode, verwachte afname personele uren, of er nog investeringen en andere verwachte kosten voorzien worden. Deze data worden direct doorgerekend en geven meteen inzicht in de forecast voor alle locaties en gevolgen daarvan voor personele bezetting en verwachte kosten. Ook niet-financiële data zoals klant- en medewerkerstevredenheidscijfers kunnen hierin meegenomen worden.

Waar KOW voorheen een budgetdoel stelde van bijvoorbeeld 1% groei voor alle locaties, kunnen ze nu per locatie en per kwartaal een realistische inschatting maken voor de groeimogelijkheden of mogelijke downsizing. En via het gebruiksvriendelijke management dashboard wordt deze forecast direct inzichtelijk voor alle stakeholders.’ Aldus Volkers.

Automatische verwerking van de in-uitleenboeking

Een ander tijdrovend probleem waar KOW tegenaan liep, is ook opgelost binnen CPMLive™. Namelijk het correct toekennen van de daadwerkelijke gemaakte personele uren per locatie, de zogenaamde in-uitleenboeking. ‘De loonkosten worden nu automatisch naar rato verdeeld op basis van de daadwerkelijke gemaakte personele uren per locatie. Deze data worden nu iedere dag real-time bijgewerkt waardoor we continu inzicht hebben in de daadwerkelijke personele kosten per locatie.’ Licht Volkers toe.

Daarbij is Volkers ook erg te spreken over de snelle implementatie en de flexibele loyale inzet van CPMFactory. ‘Met de komst van CPMLive™ en de geïntegreerde databronnen hoef ik geen tijd meer te besteden aan het verzamelen van data en heb ik alle tijd voor de analyse ervan. Daarnaast heeft het management ten allen tijde toegang tot het management dashboard. Zo kunnen zij ook adequaat bijsturen op zowel strategisch als operationeel niveau. En dat allemaal binnen 6 weken!’

Wil je meer informatie over de mogelijkheden voor jouw organisatie op het gebied van het automatiseren van forecasting en het slim integreren van dynamische data? Neem dan gerust contact op of stuur een bericht via het onderstaande contactformulier.