In blog 1 en blog 2 van deze serie hebben we besproken wat een rolling forecast is en wat de voordelen zijn ten opzichte van traditioneel begroten. In dit deel hebben we het over verschillende vormen van de rolling forecast. Wil je niet in één keer afstappen van jouw begroting, dan kun je deze vormen volgen om stap voor stap over te gaan van een traditionele begroting naar de rolling forecast.
De verschillende vormen van forecasten
De begroting waarmee eenmaal per jaar de opbrengsten en kosten worden begroot is een vorm van prognosticeren. Maar hierin mist het voortschrijdende inzicht, daarom vinden veel deskundigen dat de traditionele begroting geen vorm van rolling forecast is.
Dan zijn er de begrotingen met een eindejaars voorspelling. Hier wordt de begroting periodiek aangepast met een prognose tot het einde van het jaar (latest estimate). Naast de realisatie- en de begrote cijfers wordt er ook een prognose einde boekjaar in rapportages opgenomen. Dit is van waarde omdat het inzicht geeft in de verwachte ontwikkeling van prestaties. Maar de vooraf opgestelde begroting blijft leidend en er wordt niet verder gekeken dan het einde van het jaar. Het is dus geen echte ‘rolling’ forecast.
De begroting aanpassen met periodieke rolling forecasts. In deze vorm wordt de uitnutting van de begroting gewaarborgd, bovendien wordt er één tot twee jaar vooruit gekeken. Er is nu een begroting (het verleden) én een rolling forecast (de toekomst). Je kunt niet op basis van beide gaan sturen, er moet een keuze gemaakt worden waarop gestuurd gaat worden. In de praktijk is de keuze vaak afhankelijk van de beloningsstructuur in de organisatie. Als managers worden beoordeeld op de begrotingsdoelstellingen dan wordt vaak gestuurd op de begroting. Nadeel hiervan is dat de voortschrijdende prognoses niet de aandacht krijgen die nodig is.
In deze vorm ben je aan het begroten met voortschrijdende prognoses.
De laatste vorm is de voortschrijdende prognose. Nu is de organisatie helemaal om. Er wordt niet meer begroot op de traditionele manier, maar er wordt periodiek een voortschrijdende financiële prognose opgesteld. Dit is de basis voor de financiële sturing in de organisatie.
Deze verschillende vormen zorgen ook voor verschillende vormen van sturing in een organisatie. Wanneer een organisatie wil bewegen naar de rolling forecast moet vooraf worden nagedacht over de (financiële) sturing van de organisatie.
De volgende blog gaat over de verschillende functies van de rolling forecast.
