Organisaties houden zich al tijden bezig met Corporate Performance Management (CPM), ook wel prestatiemanagement genoemd. Hierbij worden prestaties op alle vlakken binnen de organisatie (zowel financieel als niet-financieel) gemeten en gemanaged. Het belang van CPM wordt vaak door hoger management erkend, maar vervolgens niet goed in de organisatie belegd. Toch is het belangrijk om CPM goed uit te voeren. Door de strategische doelstellingen te formuleren en te beleggen in de organisatie wordt kwaliteit en performance continu verbeterd. Dat kan alleen door deze doelstellingen in KPI’s te formuleren. Het SMART maken en ze daarna frequent beoordelen is hierbij essentieel. Onderbuikgevoel is niet meer van deze tijd. Data is overal en zorgt ervoor dat alles gemeten kan worden. Zoals Robert Kaplan al zei: “What gets measured, gets done”.

 

Een bekende methode om dit te borgen is de Plan Do Check Act cyclus (PDCA-cyclus): doelstellingen worden opgesteld, het resultaat wordt beoordeeld en daarna wordt er, indien nodig, bijgestuurd.

In deze blog leggen we de PDCA-cyclus uit, vervolgens lichten we toe hoe de PDCA-cyclus digitaal geborgd kan worden in een organisatie.

Plan

Deze fase wordt gedreven vanuit de missie, visie en strategie van je organisatie, deze geven de kaders en de richting aan. Met behulp van KPI’s (Key Performance Indicators) zorg je ervoor dat je op het juiste pad blijft. Aan de hand van deze input wordt een plan opgesteld met daarin doelstellingen en verbetermaatregelen. Om succes te behalen moeten alle betrokken personen zich kunnen vinden in het plan.

Do

Dit is het moment van meten. Het plan wordt tot uitvoering gebracht, dus alle bijbehorende acties worden uitgevoerd. Soms wordt ervoor gekozen om acties eerst kleinschalig te introduceren bijvoorbeeld door middel van een testomgeving. Ook hier geldt dat alle betrokkenen mee worden genomen in deze stap.

Check

In deze fase worden uitgevoerde acties geëvalueerd. Welke doelen waren er gesteld? Zijn deze behaald? Om deze fase uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om de juiste data voorhanden te hebben. Het is dus belangrijk dat alle data in je organisatie op orde is en het biedt voordelen wanneer je de informatie gemakkelijk vanuit een dashboard kunt aflezen.

Afwijkingen tussen het plan en de realisatie komen in deze fase naar boven. Wanneer de data op orde is weet je altijd wat er is gebeurd en verklaar je waarom het is gebeurd.

De Do en Check fase van de cyclus vormen de analytische zijde, zo weet je wat je moet doen en hoe je het moet doen.

Act

Het resultaat van de vorige fase geeft aan waar moet worden bijgestuurd in de Act fase. Eerdere maatregelen of plannen kunnen worden bijgesteld of nieuwe besluiten worden genomen gebaseerd op de verkregen analyses en resultaten.

De Act fase zorgt voor agility, je aanpassingsvermogen zou met de tijd moeten versnellen. Je stuurt bij precies op de momenten dat het nodig is.

 

Continue verbeteren en vernieuwen

Door deze systematische manier van werken blijf je een leer- en verbetercyclus doorlopen. Het is geen eenmalig traject, je bevindt je altijd in één van de PDCA fasen. De PDCA-cyclus is het kloppend hart van de Control afdeling binnen een organisatie. Het cyclisch karakter zorgt ervoor dat kwaliteitsverbetering en -vernieuwing continu onder de aandacht zijn.

De data is al in je organisatie, nu is het zaak om deze in te zetten zodat je een data gedreven organisatie wordt, die continue verbetert en vernieuwt.

 

Digitaliseren van de PDCA-cyclus

Door de PDCA-cyclus te standaardiseren en automatiseren wordt deze manier van werken vele malen makkelijker geborgd in de organisatie.

Met behulp van een datawarehouse kunnen geautomatiseerde dashboards gemaakt worden. Dit dashboard zorgt ervoor dat jij en je collega’s altijd compleet, tijdig en juist inzicht hebben in de benodigde data. Er wordt niet meer gediscussieerd over de juistheid van data, maar over de inhoud. Nu zie je in een oogopslag wat er is gebeurd en waarom dit is gebeurd (lees hier meer over in de blog over het data analytics model).

Door de PDCA-cyclus te digitaliseren wordt samenwerking gestimuleerd dankzij workflows, toelichtingen en acties. Het werken met geprinte documenten, e-mails en telefoontjes naar collega’s is verleden tijd.

Bovendien zorgt een digitale PDCA-cyclus ervoor dat je kunt starten met een rolling forecast. Zo krijg je elke maand nieuwe inzichten en staar je niet het hele jaar naar een verouderde begroting. Ook deze rolling forecast is geïntegreerd in een dashboard waarbij forecast en realisatie direct af te lezen zijn.

Uiteindelijk wil je dat een organisatie van impliciet onbewust naar expliciet bewust transformeert, door het digitaliseren van de PDCA-cyclus zet je een enorme stap in de goede richting.

 

Meer weten over het digitaliseren van de PDCA-cyclus? Volg ons webinar op 24 juni over dit onderwerp.